Communicatie

Jeugdbeleidsplan - 10. Communicatie

10.1 Website Sarto als primair communicatiemiddel
Voor de communicatie naar spelers en ouders over zaken aangaande trainingen, wedstrijden, door Sarto georganiseerde activiteiten en wat dies meer zij, vormt de website van Sarto (www.rksvsarto.nl) het belangrijkste medium. In principe worden alle belangrijke berichten over trainingen, wedstrijden et cetera op de website gepubliceerd. Het is de verantwoordelijkheid van Sarto om de website ‘up-to-date’ te houden en van spelers en ouders om de website met regelmaat te bekijken. Dit betekent dat het uitgangspunt voor het informeren van spelers en ouders ten aanzien van zaken als wedstrijdprogramma, trainingen, afgelastingen en door Sarto georganiseerde activiteiten is dat spelers en ouders geacht worden informatie te ‘halen’ die Sarto op de website publiceert. Het staat leiders en trainers vanzelfsprekend vrij om spelers en ouders daarnaast zelf te informeren over bijvoorbeeld aanvangstijden van wedstrijden of afgelasting van trainingen maar in principe wordt daarover gecommuniceerd met spelers en ouders via de website.

10.2 Nieuwsbrief
Periodiek verstuurt Sarto een nieuwsbrief, per e-mail, aan alle mailadressen die zijn vastgelegd in de ledenadministratie van Sarto. Hierin worden alle belangrijke nieuwsberichten opgesomd, met een link naar het volledige bericht op de website. Deze nieuwsbrief dient als service vanuit Sarto om ouders en leden op belangrijke informatie op de website te wijzen. Het ontvangen van de nieuwsbrief ontslaat ouders en leden er niet van om periodiek hun informatie op de site op te gaan halen.

10.3 Specifieke informatie- en communicatiemomenten

• Voor nieuwe teamleiders en ouders van nieuwe spelers wordt aan het begin van het seizoen een informatiebijeenkomst georganiseerd: een informatiebijeenkomst voor nieuwe teamleiders en een informatiebijeenkomst voor ouders van nieuwe spelers (ongeacht leeftijdscategorie). De voorzitter van het jeugdbestuur is verantwoordelijk voor de organisatie van deze bijeenkomsten. De tijdens de informatiebijeenkomsten verstrekte informatie wordt daags erna op de website van Sarto gepubliceerd.
• De leeftijdscoördinatoren organiseren een paar weken na de start van het seizoen een informatiebijeenkomst voor de teamleiders van hun leeftijdscategorie. Tijdens die bijeenkomst wordt enerzijds informatie verstrekt over de gang van zaken rond (trainingen en wedstrijden van) jeugdteams. Anderzijds wordt informatie verstrekt over de coaching van jeugdteams (waarbij de leeftijdscoördinator een beroep kan doen op de betreffende TC en/of de hoofdtrainer van de leeftijdscategorie). Daarnaast wordt ingegaan op specifieke vragen van teamleiders. Als daaraan behoefte is, wordt na de winterstop een tweede bijeenkomst georganiseerd.

10.4 Leeftijdscoördinatoren als schakel tussen Sarto en leiders
Hoewel de Sarto-website als primair informatie- en communicatiekanaal richting spelers en ouders fungeert, kan het voorkomen dat vanuit Sarto snel met teams, spelers en/of ouders gecommuniceerd moet worden. De leeftijdscoördinatoren vormen daarbij de schakel tussen Sarto en teamleiders. De leeftijdscoördinatoren zullen in dergelijke gevallen contact opnemen met de teamleiders, die op hun beurt de informatie en/of de vragen/verzoeken door zullen geven aan de spelers van hun team en in voorkomende gevallen de ouders daarvan.