Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden

Jeugdbeleidsplan - Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden

Jeugdvoorzitter:

• Is afgevaardigde van het jeugdbestuur in het hoofdbestuur en verantwoordelijk voor een goede communicatie en informatie-uitwisseling tussen jeugdbestuur en hoofdbestuur;
• Legt verantwoording af aan het hoofdbestuur voor het gevoerde jeugdbeleid;
• Is eindverantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het jeugdbeleidsplan;
• Vertegenwoordigt de jeugdafdeling van Sarto bij officiële gelegenheden naar buiten;
• Coördineert de bestuurstaken van het jeugdbestuur en ziet erop toe dat binnen dat in het bestuur gemaakte afspraken worden nagekomen en functionarissen conform hun taakomschrijving opereren;
• Is verantwoordelijk voor de werving van nieuwe kaderleden binnen de jeugdafdeling;
• Is voorzitter van de vergaderingen van het jeugdbestuur, draagt er zorg voor dat die vergaderingen regelmatig worden gehouden (minstens vier vergaderingen per seizoen) en draagt zorg voor verspreiding van agenda en andere stukken voor de vergaderingen onder de leden van het jeugdbestuur;
• Draagt zorg voor het notuleren van de vergaderingen van het jeugdbestuur door deze taak indien nodig bij toerbeurt aan een lid van het jeugdbestuur toe te wijzen;
• Voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het jeugdbestuur;
• Stuurt – samen met de voorzitter van de technische commissie – de technisch jeugdcoördinator aan;
• Is verantwoordelijk voor het oplossen van problemen en conflicten binnen de jeugdafdeling;
• Is verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van incidenten rond gedrag van spelers, kaderleden en ouders/toeschouwers die aanleiding kunnen zijn voor disciplinaire maatregelen;
• Is verantwoordelijk voor het bewaken van een redelijke balans qua uitgaven, aandacht, et cetera tussen het prestatieve en het recreatieve voetbal binnen de jeugdafdeling.

Technisch jeugdcoördinator:

• Ressorteert onder de technische commissie, adviseert de technische commissie over het technische en opleidingsbeleid en legt verantwoording af aan de voorzitter van de technische commissie;
• Ziet toe op de uitvoering van het technisch beleidsplan binnen de jeugdafdeling;
• Coördineert de scoutingactiviteiten voor selectieteams en participeert in de scouting;
• Coördineert de selectieprocedure en de selectieactiviteiten binnen de jeugdafdeling;
• Adviseert trainer-coaches van de selectieteams inzake de samenstelling van de selectieteams;
• Is eerste aanspreekpunt voor ouders en spelers inzake vragen rond de selectieprocedure;
• Coördineert de communicatie richting spelers die uit de selectie vallen;
• Is aanspreekpunt voor scouts van andere verenigingen (incl. BVO’s);
• Is verantwoordelijk voor de werving van trainers voor de selectieteams;
• Doet voordracht voor trainers van alle selectieteams aan de technische commissie;
• Is verantwoordelijk voor werving van trainers voor niet-selectieteams JO19 t/m JO13;
• Is verantwoordelijk voor de begeleiding van de trainers van de jeugdteams, alsmede de voetbaltechnische begeleiding van de leiders van niet-selectieteams;
• Is eerste aanspreekpunt voor ouders en spelers inzake klachten over de training/trainers;
• Stimuleert trainers en leiders tot het volgen van (KNVB-)cursussen;
• Neemt deel aan het KATOS, het overleg overige trainers JO19 t/m JO13 en het overleg trainers JO11/JO9;
• Maakt de jaarplanning voor de veldindeling en tijden voor de trainingen;
• Coördineert het maken van het schaduwprogramma bij een algehele KNVB-afgelasting.

 Leeftijdscoördinator:

• Legt voor zijn/haar functioneren verantwoording af aan het jeugdbestuur;
• Bewaakt de uitvoering van het jeugdbeleidsplan met betrekking tot zijn/haar leeftijdscategorie;
• Is verantwoordelijk voor de indeling van de niet-selectieteams van de jeugdafdeling;
• Is (als enige) bevoegd tot het nemen van beslissingen inzake tussentijdse overplaatsing van spelers bij niet-selectieteams na voorafgaand overleg met leiders van betrokken teams;
• Werft actief leiders voor de jeugdteams (minimaal twee per team);
• Zorgt bij aanvang en gedurende het seizoen voor een adequate informatievoorziening richting leiders (o.a. teamindeling bij aanvang seizoen);
• Is eerste aanspreekpunt voor leiders en ouders uit zijn/haar leeftijdscategorie bij vragen/problemen;
• Bemiddelt bij eventuele problemen met/tussen ouders, spelers en leiders;
• Is belast met het organiseren van minstens één informatiebijeenkomst voor leiders uit zijn/haar leeftijdscategorie (start seizoen) en indien behoefte voor een tweede informatiebijeenkomst;
• Biedt leiders ondersteuning bij het ‘inhuren’ van spelers van andere teams als teams met onvoldoende spelers zitten;
• Bezoekt regelmatig de wedstrijden van zijn/haar leeftijdscategorie en onderhoudt contacten met teamleiders van de teams van zijn/haar leeftijdscategorie;
• Is bij door Sarto georganiseerde toernooien verantwoordelijk voor de teamindelingen (en is daartoe bij aanvang van toernooien aanwezig om eventuele laatste wijzigingen door te voeren);
• Is verantwoordelijk voor de huldiging van kampioenen uit zijn/haar leeftijdscategorie in de kantine van Sarto (inclusief verzorgen van drinken en eten tijdens huldigingen).

Coördinator wedstrijdsecretariaat:

• Is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het wedstrijdsecretariaat van de jeugdafdeling;
• Legt voor zijn/haar functioneren verantwoording af aan het jeugdbestuur;
• Coördineert de taken (van de verschillende leden) van het wedstrijdsecretariaat, draagt er zorg voor dat de verschillende taken over de leden van het wedstrijdsecretariaat verdeeld worden en ziet erop toe dat de leden van het wedstrijdsecretariaat hun taak naar behoren vervullen;
• Is verantwoordelijk voor bemensing van het wedstrijdsecretariaat bij de wedstrijden op zaterdag en eventuele doordeweekse competitie- en oefenwedstrijden;
• Is aanspreekpunt voor de gemeenteconsul bij afgelastingen (of zorgt ervoor dat er een lid van het wedstrijdsecretariaat aanwezig is om de gemeenteconsul te ontvangen op zaterdag);
• Is bevoegd om bij onverwacht slecht weer wedstrijden af te gelasten en te verplaatsen naar het kunstgrasveld, primair in overleg met de consul en secundair zelfstandig. De coördinator van het wedstrijdsecretariaat kan deze taak ook delegeren aan een ander lid van het secretariaat;
• Draagt er zorg voor dat de volgende taken van het wedstrijdsecretariaat zijn belegd bij en naar behoren worden vervuld door de leden van het wedstrijdsecretariaat (deze leden leggen voor hun functioneren verantwoording af aan de coördinator wedstrijdsecretariaat):
  • Maken van de veld- en kleedkamerindeling voor competitie- en oefenwedstrijden, inclusief op een voor iedereen zichtbare plek ophangen van deze indeling;
  • Maken van het wedstrijdprogramma voor competitie- en oefenwedstrijden en in het kader daarvan onderhouden van contacten met de competitieleider van de KNVB en met andere verenigingen;
  • Ontvangen en begeleiden van scheidsrechters (KNVB- en clubscheidsrechters);
  • Ontvangen en begeleiden van teamleiders van Sarto en van andere verenigingen bij wedstrijden;
  • Uitgeven en innemen sleutels van kledingkasten (incl. innen borg);
  • Maken van stickers voor uitspelende teams, waarbij het elektronisch invullen nog niet nodig is;
  • Verzorgen van wedstrijdformulieren en toezien op correcte invulling daarvan;
  • Invoeren van wedstrijduitslagen in database KNVB en verzenden wedstrijdformulieren naar KNVB;
  • Assisteren bij het elektronisch verwerken van elftal- en uitslaggegevens van JO19-1, JO17-1, JO15-1 en JO13-1;
  • Innen boetes voor gele en rode kaarten en afdragen van geld aan de penningmeester van Sarto;
  • Uitgeven en innemen van ballen aan Sarto-teams op zaterdag (max. 3 ballen per team) en innen boete bij niet volledig retourneren van uitgegeven ballen;
  • Assisteren bij nieuwe aanmeldingen, opzeggen en overschrijven naar andere verenigingen;
  • Ontvangen van scouts van andere verenigingen volgens de door Sarto opgestelde richtlijn.

 Coördinator jeugdscheidsrechters:

• Regelt wekelijks de verenigingsscheidsrechters voor de jeugdwedstrijden op zaterdag waarvoor geen KNVB-scheidsrechter is aangewezen;
• Onderhoudt daartoe nauwe contacten met het wedstrijdsecretariaat;
• Legt voor zijn/haar functioneren verantwoording af aan het jeugdbestuur.

Coördinator activiteiten:

• Coördineert de activiteiten van de leden van de activiteitencommissie bij de diverse activiteiten (niet zijnde trainingen en wedstrijden) die door de jeugdafdeling georganiseerd worden;
• Is verantwoordelijk voor een goed verloop van de diverse activiteiten die georganiseerd worden;
• Belegt en leidt de vergaderingen van de activiteitencommissie;
• Is verantwoordelijk voor het up to date houden van de activiteitenkalender (met uitzondering van inplannen van wedstrijden en trainingen) van Sarto en publicatie daarvan op de website van Sarto;
• Draagt zorg voor voldoende voorraad medailles, vaantjes, bekers, et cetera (die tijdens activiteiten en tijdens kampioenshuldigingen als prijs of anderszins uitgereikt worden);
• Legt voor zijn/haar functioneren verantwoording af aan het jeugdbestuur.

Coördinator toernooien:

• Stelt zich op de hoogte van toernooien waaraan Sarto-teams kunnen deelnemen;
• Onderhoudt op de website van Sarto een overzicht van die toernooien;
• Stelt de leiders – via de leeftijdscoördinatoren – op de hoogte van toernooien;
• Regelt/coördineert de aanmelding van Sarto-teams voor toernooien bij andere verenigingen;
• Legt voor zijn/haar functioneren verantwoording af aan het jeugdbestuur.

Coördinator JO7- t/m JO11-trainingen:

• Legt voor zijn/haar functioneren verantwoording af aan het jeugdbestuur;
• Werft trainers voor de niet-selectieteams JO7 t/m JO11;
• Bewaakt de kwaliteit van de trainingen van de niet-selectieteams JO7 t/m JO11;
• Is aanspreekpunt voor de trainers JO7 t/m JO11 op de woensdagmiddag (vragen over uitvoeren training, omgaan met eventueel probleemgedrag kinderen);
• Is aanspreekpunt voor de ouders tijdens de trainingen JO7 t/m JO11 op de woensdagmiddag;
• Verzorgt in samenwerking met TCO de informatievoorziening naar trainers JO7 t/m JO11 op de woensdagmiddag.

In de RACI-matrix (bijlage 5) zijn de taken en verantwoordelijkheden schematisch weergegeven.